Quelques observations fondamentales

Chez ProjectDoctors, nous considérons que l’origine des difficultés provient fréquemment d’une faiblesse dans la gouvernance des :

• Demandes de modification
• Décisions et problèmes
• Risques et opportunités
• Communication

Demandes de modification

Une modification est un changement par rapport aux éléments de référence du projet : le contrat, le plan qualité projet, les spécifications fonctionnelles ou techniques. Les demandes de modification font partie intégrante d’un projet et un besoin de modification ne peut être ignoré quel que soit le moment où il s'exprime.
La procédure de gestion des demandes de modification concerne la prise en compte et le suivi des demandes de modification de toutes origines (périmètre fonctionnel, technique, planning, changement d’hypothèses ou de ressources, méthode, etc.). Les modifications concernées par ces règles sont liées à une évolution par rapport à un contrat.
Les principes d’une gestion efficiente sont basés sur :

• une administration et un suivi des demandes centralisés ;
• un point de décision finale unique dans le projet via les instances de gouvernance ;
• un point de contractualisation unique dans le projet ;
• un responsable unique qui en assure la supervision.

Gestion des décisions et des problèmes

Les demandes de décision sont remontées, dans le cadre des délégations, par les membres de l’équipe projet vers les instances dirigeantes du projet. Les décisions, pour être exécutées et respectées, doivent impérativement être communiquées aux équipes.
Une demande de modification est en fait une demande de décision traitée via la procédure de gestion des demandes de modification.
Un problème est un événement qui perturbe le bon déroulement du projet. Les problèmes doivent faire l’objet d’un suivi spécifique et prioritaire. Les demandes de résolution sont accompagnées de la solution alternative proposée. Un risque avéré devient généralement un problème. Il faut savoir faire la différence entre un simple sujet de préoccupation et un véritable problème. Un problème impose une prise de décision dans des délais précis ; faute de décision, le projet est considéré en danger.
Lorsqu’une décision ne peut être prise dans les délais requis, il s’agit d’un problème qui doit donc être traité comme tel.

Gestion des risques

Un risque est un événement ou une situation dont la concrétisation, incertaine aurait un impact positif ou négatif sur au moins un des objectifs du projet tel que les délais, le coût, le contenu ou la qualité.
Tous les projets ont des facteurs risques qui sont de natures très différentes : humaine, sociale, fonctionnelle, financière, technique, qualitative, de délai, etc.
Le plan de management des risques consiste à concevoir, entreprendre et suivre les mesures préventives visant à contenir les risques voire en éliminer certains. Les meilleurs plans sont ceux qui relèvent d’une approche d’identification croisée qui favorise la communication et l’adhésion des équipes aux plans de réponse : identification bottom-up par les équipes et top-down par la direction de projet assistée d’un expert en gestion de risque.
Pour chaque risque, on estime l’impact, on évalue la probabilité pour en déduire la sévérité, puis on mesure le niveau de contrôle que l’on pense pouvoir exercer sur ce risque.

On peut ainsi choisir, pour chacun des risques présentant une sévérité élevée et un faible niveau de contrôle, une stratégie de réponse parmi les quatre suivantes :

• Eviter ce risque (en changeant les hypothèses par exemple) ;
• Transférer ce risque (en l’assurant par exemple) ;
• Développer un plan de réponse qui consiste à en diminuer l’impact, en agissant sur sa probabilité d’occurrence et son niveau d’impact ;
• Accepter ce risque qui est inhérent au projet même.

Communication

La communication est un vecteur clef de la réussite pour :

• Motiver et aligner les acteurs internes sur les objectifs et les priorités
• Rassurer les acteurs externes du projet et limiter les impacts de l’effet tunnel d’un long projet
• Faire appliquer et respecter les décisions prises par les instances dirigeantes
• Les thèmes sensibles sont traités par les équipes de direction, elles choisissent le contenu du message, les intervenants et les destinataires, le media et la forme la mieux adaptée.

Le plan de communication se compose de deux volets :

• Interne à l’équipe projet ;
• Externe vers les instances dirigeantes et les différents acteurs ayant un enjeu dans le projet ;

Il est important de classer tous les acteurs en trois catégories : positifs, neutres et hostiles.
La communication, c’est un ensemble de:

• Documents écrits : contrat, plan projet, plan qualité, fiches, compte rendu, supports de présentation, Newsletters, supports de formation, etc.
• Réunions d’équipe: point d’étape, amphi réguliers, rencontres informelles, petits-déjeuners, etc.
• Réunions avec l’équipe de management étendue
• Réunions festives: point d’étape majeur, lancement de phase, etc.
• Rencontres avec la direction, les utilisateurs, etc.
• Vidéo, interview, etc.